MEETING EFFICACI: IL FOCUS NELLE RIUNIONI AGILI E NON

Perché spesso i meeting vengono percepiti come una “perdita di tempo”?

Non è mia pretesa trovare una risposta univoca a questa domanda. Le ragioni sono tante. Così come tanti sono i motivi e le variabili in gioco (leggi qui). Quello che vorrei fare piuttosto è una breve riflessione a partire da alcuni input “agili”.

Nella Guida Scrum J. Sutherland scrive “il successo nell’impiego di Scrum dipende dalla capacità delle persone di diventare più abili a vivere cinque valori: impegno, focus, apertura, rispetto, coraggio”.

Purtroppo quando parliamo di valori facciamo spesso fatica a capire che si manifestano innanzitutto attraverso i nostri comportamenti. Eppure credo che la maggior parte di noi quando partecipa a una riunione, come ad eventi agili, a volte sperimenti proprio la mancanza di focus e coraggio. Quante volte durante un meeting le persone coinvolte riescono a rimanere focalizzate sull’obiettivo specifico della riunione? Quante volte hanno il “coraggio” di far presente anche agli altri che si sta perdendo il focus? Quante volte ciò comporta una violazione del time-boxed e soprattutto (cosa peggiore) uno slittamento della discussione di alcuni temi previsti in quella data riunione o evento, in incontri successivi?

Forse due domande e le riflessioni che ne scaturiscono, possono aiutarci a capire meglio se e come mantenere il focus durante le riunioni per renderle più efficaci. Partiamo dalla prima.

Cosa impedisce ai membri del team di rimanere focalizzati sull’obiettivo di un meeting?

Un elemento è certamente rappresentato dalla variabile tempo. Ricordo però che il tempo è un contenitore, è una questione di priorità e oggi, come ben sappiamo, tutto purtroppo è indistintamente definito come urgente e importante. Detto in altre parole quella semplice, ma sempre utilissima, “antica” matrice di Eisenhower l’abbiamo messa a prender muffa in cantina. La conseguenza: la casella urgente-importante scoppia di attività che molto spesso (non sempre) non sono poi così urgenti o importanti. Se quindi il “poco tempo a disposizione” porta a volte il team a “sfruttare” alcuni meeting per discutere anche questioni distanti da quelle previste, non è però l’unico elemento in gioco.

Credo che anche la nostra cultura, ben diversa da quella nordamericana dove fiorì il pragmatismo, svolga una parte. Possiamo dircelo? A volte ci piace discutere dei massimi sistemi, esplorare mille ragioni. In generale va anche bene. Così facendo però rischiamo di perdere il focus, “andiamo fuori tema”, e quell’incontro finisce per diventare un serbatoio di molteplici discussioni – per carità, anche di valore –  che finiscono per sfumare i perimetri della riunione e, implicitamente, richiederne un’altra proprio per affrontare quanto è venuto meno nella discussione di quel momento (ad esempio per scambiarci informazioni che avremmo dovuto condividere nel corso del meeting precedente o prendere quella decisione che poi alla fine non abbiamo preso perché abbiamo iniziato a parlare di altro).

Ad impattare fortemente sull’andamento di una riunione vi è poi un’altra naturale tendenza: il multitasking. E non parlo solo di quello che si manifesta quando rispondiamo a email o telefonate durante un meeting o un evento agile. Tra l’altro, facciamocene una ragione: il multitasking non esiste (lo dice la scienza, non la sottoscritta)

Come mitigare queste difficoltà?

Purtroppo non esiste la bacchetta magica. Certamente iniziare ogni volta una riunione ricordando a tutti ed esplicitandone l’obiettivo, chiaro, preciso, è molto utile. Come alcuni di voi già sanno, il tema della comunicazione è da sempre a me molto caro. E quando pensiamo ad essa, sia in azienda che a casa, non possiamo non citare l’ormai famoso Golden Circle di S. Sinek. Forse qualcuno si starà chiedendo: cosa c’entra Sinek con l’efficacia dei meeting? Ve lo spiego subito (per approfondire leggi qui). Una delle domande che suggerisco di porsi prima di convocare una riunione è: “Perché voglio fissare questo meeting? Quale è il senso?”. E’ da questo elemento che deve poi scaturire l’agenda. Non solo. E’ proprio ricordandoci l’obiettivo del meeting, il “perché siamo qui oggi?” che possiamo aspirare ad un coinvolgimento attivo e partecipe di tutte le persone. E questo perché  siamo storyteller nati, sempre a caccia di storie, di perché. E’ una tendenza evidente nei bambini e connaturata all’essere umano. Il “perché”, il significato, il “purpose” è un driver fondamentale. Ed è quindi anche grazie alla chiarezza, esplicitazione e condivisione di questo “perché”, sia prima che durante una riunione, che riusciamo a mantenere il giusto focus nei tempi previsti.

Poi ricordiamoci che, come gli eventi agili, una riunione o evento è “pensato apposta per ridurre il numero di riunioni” (J. Sutherland), cioè altre call, email o telefonate aggiungo io. Se ad esempio nel corso di un refinement facciamo soltanto un aggiornamento dei lavori in corso, quand’è che valuteremo la readiness dei PBI che vogliamo portare nello sprint successivo? Risposta: probabilmente allo sprint planning o in altre call o telefonate successive…

Cos’altro possiamo fare per rendere più efficaci i nostri meeting e mantenere il focus?

Creare una board di “parcheggio” dove di tanto in tanto annoteremo tutti quei temi che inevitabilmente scaturiscono nel corso del meeting ma che rischiano di portarci “fuori tema”. In questo modo daremo legittimità e valore all’argomento sollevato e allo stesso tempo rimarremo time-boxed sull’obiettivo rimandando ad altri momenti la discussione di quanto “parcheggiato”.

Last but not least:essere coraggiosi. Cosa intendo? Spesso non interrompiamo qualcuno anche se consapevoli del fatto che sta dirottando la conversazione su altro per timore di apparire scontrosi (o altro). Capovolgiamo la prospettiva e proviamo a pensare che facendolo stiamo invece onorando il tempo di tutti. Ricordiamoci ancora una volta che se quel tempo investito non porta i suoi frutti, saremo costretti a trovare un altro momento per parlare di quanto in quella occasione abbiamo perso di vista. E soprattutto ricordiamoci che la parola “coraggio” deriva dal latino coraticum o anche cor habeo che vuol dire avere cuore, agire col cuore…

E voi, cosa fate per mantenere il focus durante un meeting o un evento agile?