ADAPTIVE PLANNING – Ep.2

In ufficio come a casa il numero delle variabili in gioco capaci di impattare sulle nostre attività quotidiane è sempre estremamente elevato. Domani volete completare una certo lavoro o dovete accompagnare vostro figlio a una visita medica: quante probabilità ci sono che realizzerete un piano di azione identico a quello ipotizzato?

Ogni giorno quello che facciamo viene influenzato da mille variabili spesso tra loro interdipendenti e capaci di dar vita a fenomeni, piccoli o grandi che siano, non sempre interpretabili in modo univoco. Ecco a voi la complessità, il cosiddetto mondo V.U.C.A..

Come affrontarlo al meglio?

Innanzitutto, evitando di pianificare in modo rigido ultra-dettagliato a lungo termine. Perché rischiare di sprecare del tempo in una pianificazione annuale nei minimi dettagli di budget e tempi di realizzazione di un dato progetto quando già dopo un mese, se non addirittura dopo poche settimane, è probabile che l’azienda, il responsabile o un collega ci dia anche solo indicazioni o informazioni leggermente diverse che in qualche modo ci “costringeranno” a rivedere il nostro piano? Quante volte si sfora un budget o non si riesce a rispettare una deadline?

Meglio allora pianificare e riadattare continuamente la nostra previsione entrando via via nei particolari man mano che completiamo le varie attività. Certo questo richiede grande flessibilità, apertura al cambiamento e non solo a livello cognitivo ma anche emotivo – nonché relazionale – e non sempre è facile, soprattutto perché si tratta di riadattamento perenne. Pianificare in modo “adattivo” non significa pianificazione lineare, tantomeno esaurirla in una fase iniziale. Piuttosto pianificando e ripianificando spesso, in modo iterativo, si è in grado di rispondere al continuo mutare dello scenario che ci circonda (che questo sia a livello macro – dei mercati o dell’organizzazione – o micro – ad esempio nuove informazioni a disposizione o altro – non fa alcuna differenza).

Affinché il planning possa essere “adaptive” è fondamentale poi evitare una pianificazione troppo a lungo termine (che non significa affatto non avere una vision chiara!) e tenere in considerazione check e tempi più ravvicinati. Facciamo un esempio. Avete deciso di iniziare una dieta. Andate dal nutrizionista che vi prepara la dieta di un mese. Dopo quindici giorni vi rendete conto di non aver perso nemmeno un etto nonostante abbiate seguito la dieta alla lettera e fatto anche attività fisica. Forse (non è detto) c’è qualcosa che non va. Preferireste rivedere lo specialista a distanza di un mese o di due settimane per correggere il tiro?

Purtroppo, come dal nutrizionista, non sempre le persone sono disposte a rivedere i piani dopo poche settimane. E quello che vorrei sottolineare qui è proprio la difficoltà, naturale, che a volte incontro lavorando con le persone in ottica agile, a superare l’esigenza di rigide pianificazioni a lungo termine.

Come ho scritto in altri post relativi anche a tematiche differenti, il nostro cervello infatti ha un innato bisogno di interpretare ogni cosa per prevedere e controllare. Questo perché nell’elaborare i vari stimoli in entrata consuma talmente tanta energia che ha bisogno di risparmiarne un po’ e per farlo, nel corso dell’evoluzione, ha sviluppato un bisogno neurobiologicamente predeterminato di anticipare, per “prevedere” appunto, gli eventi. Siamo nati con il bisogno di “plan and control”. Essere agili, flessibili, aperti al cambiamento, disposti a pianificare e ripianificare di continuo lo ripeto, non è facile, per nessuno.

E quindi?

Se riconosciamo la complessità nella vita di tutti i giorni, allora saremo anche in grado di riconoscere che è impossibile fare previsioni o prendere decisioni certe. Ricordiamoci il contributo – non solo teorico ma supportato anche da innumerevoli dati sperimentali – di Kahneman e Tversy. Occorre partire innanzitutto dal riconoscere l’inesattezza della nostra convinzione (possiamo prevedere e pianificare tutto), poi provare ad aprirsi ad un mindset per l‘appunto più agile e sperimentare così un adaptive planning diverso, purtroppo o per fortuna, da quello che siamo soliti adottare.

A questo punto una domanda utile da porsi è la seguente: quanto sono pronto a pianificare intervalli di tempo più ridotti e a riadattare continuamente le mie pianificazioni?

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