Cosa è successo sabato scorso?
Quando anni fa ho incontrato il mindset Agile, mai avrei immaginato che un giorno mi sarebbe servito anche in un contesto di volontariato sociale.
Invece sabato è successo proprio questo.
Quando ho incontrato i volontari dell’associazione “Respirando” – che si occupa di bambini medicalmente complessi e delle loro famiglie – abbiamo parlato di organizzazione del lavoro, di pianificazione, di ruoli e obiettivi e, senza quasi nemmeno accorgercene, ne abbiamo parlato in modo “agile”.
In realtà, a pensarci bene, abbiamo parlato soprattutto di “comunicazione”. Perché quando un gruppo, che sia di volontari o altro, inizia a lavorare su dei chiari obiettivi trimestrali, succede qualcosa di interessante: non cambia solo la pianificazione delle attività, cambia anche il modo in cui le persone si parlano, si coordinano, prendono decisioni e quindi contribuiscono al raggiungimento dell’obiettivo.
Sabato abbiamo lavorato anche su quanto è importante tenere bene a mente alcune distinzioni fondamentali quando parliamo con i colleghi, ad esempio tra output e outcome, tra obiettivo e compito. Abbiamo scoperto quanto possa essere utile imparare a “spacchettare” le attività in modo sostenibile per chi dona il proprio tempo dopo il lavoro, la sera o nel weekend.
Ho introdotto alcune pratiche agili molto concrete che, da sempre, ritengo possano essere applicate in qualsiasi gruppo di lavoro. Un esempio? Le riunioni di retrospettiva, per fermarsi a riflettere su cosa sta funzionando e cosa no in termini di “interazioni”; il concetto di “attività time-boxed” per evitare che divorino l’energia del gruppo consumando un tempo fuori fuoco; una lavgana di “parking” dove inserire osservazioni, riflessioni, temi importanti ma non urgenti e soprattutto non in linea con l’obiettivo del meeting in corso che rischiano così di far deragliare la conversazione.
Piccoli strumenti di metodo, è vero. Ma soprattutto strumenti di conversazione.
Perché quando un team condivide un linguaggio comune su priorità, obiettivi e risultati, succede qualcosa di potente: diminuisce la confusione, aumenta la chiarezza, la trasparenza e la fiducia reciproca.
Come ho sottolineato poco fa, molte di queste pratiche non sono prerogativa esclusiva delle organizzazioni o dei team “Agili”. Lo stesso J. Sutherland scrive nel suo libro, “Fare il doppio nella metà del tempo”, che questi principi funzionano nei contesti più disparati, dalle aziende, alle scuole, come scrive lui, fino alle associazioni di volontariato, aggiungo io.
Perché quando le persone condividono uno scopo forte, avere strumenti semplici che rendono più chiara e trasparente la comunicazione, può davvero fare una differenza enorme.
Perché alla fine l’Agile non è fatto di post-it o di framework. È fatto anche di conversazioni di valore che aiutano le persone a capire dove stanno andando, perché lo stanno facendo e come possono contribuire insieme al raggiungimento dell’obiettivo comune.
E quando anche un gruppo di volontari trova questo tipo di chiarezza, succede qualcosa di molto semplice e potente: il tempo donato diventa ancora più prezioso.
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