MEETINGS TIPS DA “TALKS AT GOOGLE”

Qualche giorno fa ero a caccia di uno speech stimolante e così sono di nuovo atterrata sulle Talks di Google.  Oltre a quelle forse più famose di “Ted” anche quelle di Google offrono spunti molto utili ed interessanti.

Sebbene il lockdown si sia concluso, la maggior parte delle persone non è ancora tornata negli uffici e continua a lavorare prevalentemente da casa. Le riunioni “da remoto” – non necessariamente “smart” – dilagano e questo mi ha spinto a cercare qualche altro spunto sul tema di cui, come alcuni sanno, ho già parlato anche qui.  

Come ci racconta S. G. Rogelberg nel suo speech, negli Stati Uniti ogni giorno prendono vita ben cinquantacinque milioni di meeting al giorno. Si, non ho scritto male, avete letto bene: 55 milioni. Eppure il 75% dei manager non ha mai ricevuto alcun tipo di formazione in merito, quasi che i meeting non siano importanti o non impattino sul benessere e/o sulla performance. Al contrario, come ci ricorda Rogelberg, è scientificamente provato che riunioni troppo lunghe, noiose, mal gestite, agiscono negativamente sul livello di engagement delle persone. In una ricerca condotta su più di duecento impiegati il modo in cui i manager conducono le riunioni impatta non solo sul senso di appartenenza aziendale ma quanto più il capo è in grado di avviare e chiudere i meeting rispettandone i tempi, di condividere un dialogo aperto con i suoi collaboratori, tanto più questi ultimi si mostrano attivamente partecipi durante la riunione e soddisfatti al termine di essa.

Dopo aver studiato per più di vent’anni i comportamenti agiti durante le riunioni Rogelberg ci regala queste tips.

“Start with a steward mindset”. Che significa? Significa che i manager capaci di gestire riunioni efficaci sono quelli che “onorano” il tempo. E per essere in grado di rispettare e “onorare” il tempo degli altri devi essere in grado prima di tutto di onorare il tuo, aggiungo io….Ad ognuno quindi, le sue riflessioni.

Come accennavo già in un altro post si tratta quindi di evitare di convocare una riunione all’ultimo secondo, alle otto di mattina oppure alle sei di sera, di iniziare o finire la riunione in ritardo. Questa forma di rispetto dell’altro, della vita personale e professionale altrui, si rispecchia in quelle due domande chiave che chiunque, indipendentemente da grado e ruolo, dovrebbe porsi prima di convocare una riunione, on oppure offline, vale a dire: “Questo meeting è davvero necessario?”, “Chi è davvero utile che partecipi?”

Setta bene la durata. La maggior parte dei meeting dura una ora: e allora? E se fossero necessari 42 minuti?! Come ci insegna la legge di Parkinson, più tempo ci diamo per concludere una attività e più tempo alla fine impiegheremo per portarla a termine. Come dico spesso anche durante i corsi di “Public Speaking”, orientatevi su un minutaggio inferiore rispetto a quello che in prima istanza vi dareste per tenere quello speech. Questa indicazione vale ancora di più per i remote meeting dove la nostra capacità di attenzione è messa a dura prova.

Ricordiamoci che un po’ di sano eustress aiuta la nostra concentrazione e la nostra performance.

Cucite l’abito su misura e scegliete la durata della vostra riunione in base a quanto sentite che sia effettivamente necessario e non secondo quanto è “tradizione”.

Gestisci con cura il numero dei partecipanti.Lo abbiamo ricordato poco fa: prima di far partire le convocazioni chiediamoci di chi vogliamo sentire il parere, il resoconto, il contributo. Steven a questo proposito fa un’altra osservazione molto utile. Spesso in azienda molti si lamentano della mole esagerata di meeting cui sono invitati a partecipare eppure spesso, se poi non vengono invitate, sono capaci di farne quasi una ragione di stato. Purtroppo nelle organizzazioni guidate dal paradigma “Plan & Control” questa è una consuetudine non troppo rara. Come ovviare a questa difficoltà? Lui ci consiglia di ragionare in termini di “core attendees” e di “nice to have attendees”.In particolare suggerisce di usare un po’ di psicologia avviando con loro conversazioni tipo questa: “Allora guarda Giovanni, domani c’è il meeting X. Non credo sia di particolare interesse per te, ad ogni modo ci tenevo a dirtelo, poi vedi tu…se vuoi unirti magari all’inizio e poi andar via…in ogni caso sappi che se hai bisogno potrai rivederlo”. Come immaginerete l’esperienza vuole che così facendo nella maggior parte dei casi i cosiddetti “nice to have attendees” alla fine declinino soddisfatti l’invito. 

“Start your meeting well”. Che il nostro mood possa influenzare molto l’andamento del meeting credo sia ben noto a tutti. Sottoscrivo questa affermazione anche da Trainer e sono certa che molti altri colleghi lo farebbero. Se prima di entrare in aula “inciampo” più o meno virtualmente in un qualche imprevisto spiacevole, so che devo ritrovare l’equilibrio perché altrimenti il training ne risentirà fortemente, poi non è detto che quell’equilibrio sia sempre a portata di mano…

Le ricerche ci dicono che lo stesso vale per le riunioni on ed offline. L’idea è di fare un po’ da “padroni di casa” vale a dire introdurre gli ospiti, dare il benvenuto, insomma accogliere le persone. Questo, ci dice S. Rogelberg fanno i meeting host più capaci.

Cambia i format. Come è possibile che pur svolgendo decine e decine di riunioni al mese la maggior parte di esse si svolgano sempre e solo nello stesso modo, con lo stesso format? Ecco, provate anche solo a mettere il naso nei meeting Agile e traetene ispirazione. 

Sappiate che anche solo la consuetudine di partecipare alle riunioni da seduti e/o di sedersi sempre accanto alle stesse persone condiziona fortemente l’andamento della comunicazione quindi della riunione.

Chiedi sempre un feedback. Ne abbiamo già sottolineato l’importanza e lo ribadiamo ancora una volta anche grazie a questa talks: “as a leader evaluete your meetings periodically”. In altre parole le riunioni migliori sono quelle condotte da leader che alla fine chiedono feedback periodici proprio sulla qualità delle riunioni: “Allora che ne pensi di questo meeting, come è andato secondo te?”, “Come possiamo migliorare le nostre riunioni?”. Domande informali, survey strutturate, sono tutti elementi che contraddistinguono i manager capaci di gestire al meglio le riunioni sia on che offline.

Che ne dite, siete pronti per mettere in pratica almeno due di questi suggerimenti?