COME GESTIRE RIUNIONI EFFICACI ONLINE ED OFFLINE

Tutti oggi parlano di smartworking e molti si lamentano delle innumerevoli riunioni online a cui partecipano. Non so se è una percezione solo mia, se ciò accade soltanto nella mia rete di relazioni personali e professionali. Certo è che alcuni iniziano ad essere “virtualmente” in riunione alle dieci di mattina e finiscono verso sera in un momento in cui purtroppo metà del mondo, per motivi di salute e/o di lavoro, è praticamente ferma…

Ma perché c’è bisogno di così tante riunioni? Indipendentemente dalla natura online o offline dell’incontro la domanda più corretta ed utile da porsi, non solo in questo momento, credo sia la seguente:

C’è davvero bisogno di tutte queste riunioni?

Vediamo allora alcune semplici e pratiche indicazioni – altre ne seguiranno nei post successivi – per gestire al meglio i meeting sia online che dal vivo (come in un “tempo” non troppo lontano spero tornino ad essere…).

Analisi dei partecipanti. Quante volte ci capita di convocare delle riunioni e di invitare di default sempre le stesse persone? Potremmo invece rendere quel meeting, anche da remoto, di gran lunga più breve ed efficace partendo con le domande: Chi-Perché-Come?

Chiediamoci – ma chiediamocelo davvero – chi deve essere presente, chi può e “deve” portare valore aggiunto alla discussione, chi è necessario e non sostituibile. Ricordiamoci che un gruppo composto da più di 8-10 persone inizia ad essere difficile da gestire sotto vari aspetti. Questa difficoltà è ancora più evidente se parliamo di meeting online dove la comunicazione non verbale riveste sempre una importanza primaria e va quindi curata in modo preciso. 

Sfruttiamo quindi la tecnologia e teniamo i video on ma i microfoni offperché a volte sentire una lavatrice in funzione disturba la riunione…Perché quel senso di familiarità che giustamente, a volte, ricerchiamo, deve essere mediato da elementi relazionali-emozionali ben diversi come, ad esempio, la comparsa improvvisa di un  bambino o di un cane dietro di noi ma non dal rumore di una lavatrice o di una lavastoviglie accesa. Quella non è “vicinanza” bensì mancanza di organizzazione e rispetto per l’altro. 

Torniamo all’analisi degli interlocutori. Prima ancora di convocare un meeting poniamoci queste due domande:

• Quali dei nostri collaboratori sono davvero utili affinché la riunione abbia un senso e sia efficace? 
• Quali invece pur se in qualche modo coinvolti nel progetto è più utile che non partecipino ma continuino a lavorare?

Questo significa interrogarsi sul “perché” della presenza dei collaboratori chiarendo le aspettative sia personali che interpersonali.Ed eccoci così al secondo punto.

Set the reciprocal expectation.Cosa significa? Se penso di convocare Giovanni, prima di farlo mi chiederò per quale motivo ritengo la sua presenza necessaria: ha svolto attività inerenti al tema oggetto del meeting? E’ venuto a conoscenza o deve venire a conoscenza di alcune informazioni per svolgere al meglio la sua attività? Ma soprattutto: “Quale contributo mi aspetto da Giovanni durante la riunione?”. Questo passaggio è estremamente importante perché non solo ci permette di selezionare i partecipanti ma fa anche chiarezza nella mente dei collaboratori rispetto al motivo per i quali sono stati convocati, quindi, rispetto a quale contributo ci aspettiamo da loro.Perché ricordiamoci che se pensiamo di invitare qualcuno da cui poi non ci aspettiamo alcun intervento, allora meglio non convocarla! 

Email di convocazione.Una volta definito il nostro breve elenco dei partecipanti (se dovesse superare la decina, tornate a porvi le domande di cui sopra) siamo giunti alla stesura del documento di convocazione, abitudine che spero abbiate già da tempo indipendentemente dalla questione on/offline.

Partiamo allora dal titolo/oggetto. Non gli avete mai dato troppa importanza? Male. Vi siete sempre affidati a whatsapp, a contattare una persona lasciando che il solito passaparola facesse il suo corso oppure ad una invitation senza email? Male. L’email marketing ci insegna da tempo quanto sia importante l’ “oggetto” di una email. Racchiudiamolo allora in due o tre parole che siano esemplificative sia del tema che della finalità del meeting. Proseguiamo quindi con la sintetica descrizione dell’agenda e con l’esplicitazione sia delle aspettative reciproche che, appunto, del perché ci riuniamo, a quale scopo (lo vedremo tra poco). Inseriamo la nostra breve risposta alla domanda: quale outcome desideriamo a fine riunione? Come vorremmo chiuderla?  Con una serie di idee, con un action plan etc. 

Definire l’orario.Quando inseriremo data ed ora, evitiamo orari impopolari come le otto di sera o appena una ora dopo aver inviato l’email. Siamo tutti esseri umani con una vita personale oltre che professionale e sebbene questo limite sia sempre più sfumato nelle ultime generazioni, “rispettare” certi confini nelle vite degli altri ci tornerà sotto forma di rispetto e stima. Perché ricordiamoci che “il lavoro non è un posto ma una attività” ed in quanto tale va regolata da orari anche e soprattutto da remoto.

Aggiungo che proprio dal rispetto degli orari di lavoro i collaboratori riceveranno anche un segnale di fiducia.Perché quando fissiamo l’ora dell’ultima riunione in prossimità di fine giornata stiamo anche dicendo – se siamo coerenti – che da quel momento in poi i collaboratori sono liberi di continuare a lavorare o di fermarsi e ricominciare il giorno dopo. E’ una loro scelta autonoma. E che l’auto-organizzazione sia la prima e più importanza leva motivazionale non ce lo insegna e dimostra soltanto il modello Agile…

Nel definire un orario laddove possibile prediligiamo, inoltre, la mattina affinché i partecipanti abbiano poi l’intera giornata per iniziare a lavorare o a ricollocare quanto discusso nella loro schedule quotidiana e settimanale. 

Mettere a fuoco la finalità del meeting. Nella email di convocazione come anche nella nostra testa, prima ancora di procedere all’azione deve essere chiara la finalità del meeting, perché non tutte le riunioni sono uguali. Di solito distinguiamo:

• Riunione informativa ad una via quando dobbiamo comunicare delle informazioni
• Riunione informativa a due vie quando, ad esempio, dobbiamo coordinare le nostre attività
• Riunione analitica: dobbiamo analizzare una situazione, le cause di un problema? Magari useremo il famoso di Diagramma di Ishikawa a volte tanto bistratto ma a mio parere, se ben utilizzato, molto utile ed efficace soprattutto se sfruttato congiuntamente alla tecnica dei 5 Whys.
• Riunione di brainstorming: dobbiamo creare idee, proposte, soluzioni nuove?
• Riunione motivazionale: devo motivare, il mio team? Leggi qui come strutturare uno speech capace di ispirare i tuoi collaboratori.

Aggiungo qui brevemente un tipo di meeting molto Agile: il Daily meeting.

Sto parlando di brevi riunioni di ispirazione Agile della durata di quindici minuti in cui tutte le persone coinvolte (ricordiamoci l’importanza di individuare bene chi deve partecipare) rispondono a queste semplici domande che potete trovare in diverse varianti:

1. Cosa ho fatto ieri?
2. Cosa farò oggi?
3. Quali impedimenti rallentano o bloccano i miei progressi?

Considerato il momento attuale di estrema “distanza” fisica queste domande possono essere molto utili anche di lunedì in quanto l’inevitabile riferimento alla domenica aprirà una breve parentesi sulla dimensione relazionale-emotiva dei nostri collaboratori anche da remoto di cui parlerò prossimamente. 

Sarebbe opportuno svolgere il Daily meeting avendo a disposizione un documento su cui sia indicato lo stato dell’arte dell’attività generale del team. A tal fine si possono usare strumenti online molto utili come mural. Vale la pena sottolineare che gli “impedimenti” non vengono discussi durante il daily meeting, al massimo immediatamente “risolti” nel limite del possibile. Per questo è utile prevedere una sorta di “zona parcheggio” dove tutti gli impedimenti vengono inseriti per essere approfonditi in momenti e luoghi appositi. Come accennavo poco fa, laddove possibile il problema viene risolto immediatamente. Facciamo un esempio. Tra i suoi impedimenti Giuseppe dichiara: “Non ho ricevuto in tempo le informazioni x ed y da Federico”. Federico è presente in riunione online. Entrambi quindi si accorderanno subito per scambiarsi i documenti necessari al termine del meeting ma le ragioni relative all’impedimento in sé – cosa ha impedito a Federico di trasferire quelle informazioni a Giuseppe per tempo – verranno discusse in un altro contesto.   In questo modo il processo rimane snello, preciso, agile.

Nei post che seguiranno approfondiremo temi legati alla gestione degli interventi e della comunicazione online, se e come bilanciare il lato operativo con quello relazionale anche da remoto, trarremo spunti utile dal mondo Agile per rendere ancora più efficaci i nostri meeting on ed offline.