“COME GESTIRE RIUNIONI ONLINE ED OFFLINE EFFICACI: SECONDA PARTE”

Abbiamo preparato tutto: agenda, finalità del meeting, selezione e convocazione dei partecipanti, orario di inizio. E’ giunto il momento di decidere la durata. 

Quanto dura un meeting online? Considerando la possibilità offerta dal lavoro in remoto di condividere anche dei documenti, cerchiamo di stare tra i sessanta e massimo novanta minuti. Ricordiamoci che ogni mezz’ora la nostra attenzione cala ed il fatto di essere di fronte ad uno schermo, in silenzio, impatta negativamente sul cosiddetto sistema reticolare attivante. D’altra parte il marketing ce lo insegna da tempo immemore: “less is more”. 

Modulate quindi la vostra riunione sul minor tempo possibile e soprattutto rispettatelo: ne trarrete grandi benefici sia in fase di preparazione che di realizzazione. Non solo infatti le persone tenderanno ad essere più attente e con maggiore probabilità ricorderanno quanto è stato discusso, ma imporvi dei limiti temporali ridotti rispetto a quelli che siete soliti darvi, determinerà anche in voi il rilascio di quella minima quantità di cortisolo – diciamo di eustress – che si rivelerà utile per facilitare una maggiore concentrazione anche per la vostra preparazione. Una delle domande chiave che potreste porvi per ottimizzare il tempo è: “Quali attività, decisioni, comunicazioni possono essere svolte in modalità asincrona?”.

Utilizzate delle canvas. Per ottimizzare il tempo e rendere le riunioni più efficaci può essere molto utile sfruttare dei canvas. Che l’utilizzo di visual system faciliti qualsiasi processo organizzativo, e non solo, ormai non vi è più alcun dubbio.

Online ne troverete molte, alcune anche gratuite. Una volta compreso il senso vi suggerisco di costruirle ad hoc. Ne ho sperimentato l’efficacia durante i miei corsi di formazione su “Public Speaking” e “StoryTelling” dove non solo sono state molto utili per i partecipanti – almeno a detta loro – ma lo sono stati anche per me in quanto mi hanno costretto ad una maggiore chiarezza e sintesi sia mentre preparavo che mentre realizzavo il corso.

Tra le varie canvas disponibili ve ne consiglio una se volete lavorare sull’allineamento interno al team: il team canvas. Spesso si fanno riunioni, anche offline, senza preoccuparsi di quanto le persone siano allineate rispetto all’obiettivo generale del team. 

L’ideale è sfruttare questo canvas all’interno di meeting interamente dedicati a questa finalità. 

Come funziona il team canvas?

Il team è invitato a riflettere su queste aree: obiettivi, ruoli, proposito, valori, common rules e attività.

Per ciascuna di esse troverete indicate anche delle domande ben precise da rivolgere a tutti – ne aggiungerei forse delle altre. In modalità live ognuno scrive le proprie risposte su dei post it che poi attacca nelle aree corrispondenti del canvas.  Nella modalità offline potete provare ad usare strumenti simili a mural o miro costruendo un wall speculare al canvas oppure utilizzando lino dove però solo voi potrete compilare i post-it il cui contenuto dovrà esservi dettato da colleghi e collaboratori.

Anche qui i tempi sono ben definiti e “serrati”, molto Agili: dedicate dai cinque ai dieci minuti per il completamento di ogni area. Considerate che nel lavoro da remoto la definizione ed il rispetto dei tempi, nonché la strutturazione degli “eventi”, è ancora più importante e necessaria che nei meeting dal vivo. Ricordiamo che precisione, misurazione continua, rigore temporale  – timebox – sono non a caso colonne importanti del mindset Agile.

Come accennato nel post precedente ricordiamoci che anche nell’utilizzo del team canvas se in fase di discussione ci si rende conto che un dato topic sta richiedendo troppo tempo, inseriamolo nella cosiddetta “zona parcheggio” e riprendiamola con calma in un altro momento e “luogo” sia pur virtuale.

All voices. Siamo entrati nel vivo della riunione. Abbiamo tutti i video on ed il microfono off: e adesso? In un momento difficile e complesso come quello attuale suggerirei di aprire il meeting con il cosiddetto “Check In” Agile. A volte basta una singola parola per descrivere il proprio “status” o per rispondere ad una domanda che non sia troppo legata agli affari della riunione ma che viceversa consenta una certa “connessione umana”, a dispetto di quella virtuale. Potete trovare alcuni esempi qui e qui. 

Lascio ad un altro post lo spazio per approfondire il tema su come e perché sfruttare l’inizio – e non solo – di alcuni meeting offline per favorire la costruzione dello spirito di squadra. 

Torniamo quindi alla riunione che abbiamo appena avviato. Come gestiamo il flusso della comunicazione? Ricordiamoci che tutti devono dare il loro contributo, altrimenti che li abbiamo convocati a fare? Un silenzio online vale tanto quanto quello offline: chi resta in silenzio non è detto che sia d’accordo tantomeno che abbia davvero “ascoltato” e non solo sentito. 

Un modo per gestire la comunicazione è stabilire la regola che chi finisce di parlare indichi la persona a cui lascia la parola. Un altro accorgimento utile è fare in modo che ogni volta ci sia un facilitatore diverso che si premuri, appunto, che tutti i partecipanti abbiano avuto la possibilità di parlare. Nel caso in cui il meeting abbia una semplice modalità informativa, allora basta fare una agenda precisa della durata e dei contenuti degli interventi…e rispettarla!

Email di recap. Se lavoriamo da remoto non avremo certo la possibilità di condividere un caffè con i colleghi al termine della riunione. Di solito sono questi i momenti in cui emergono i contenuti essenziali delle riunioni, nel bene e nel male. Ma online ciò non è possibile pertanto è importante – se non ancora più importante che nelle riunioni dal vivo – prevedere a valle della sessione una sintesi scritta di quanto discusso indicando chiaramente chi ha sostenuto cosa e cosa si impegnerà a fare entro quando. 

Noi o chi per noi, stendiamo una sorta di verbale molto sintetico ed esplicito: partecipanti, obiettivo del meeting, quattro o cinque elementi di riferimento rispetto a quanto emerso in fase divergente di discussione aperta, quindi quattro o cinque punti di chiusura con indicato il “chi-fa cosa-entro quando”. Anche in questo caso suggerisco una sorta di turnazione nello scrivere il resoconto, turni che dovrebbero prescindere dalla pura e semplice gerarchia organizzativa. 

Monitoraggio delle attività. Ci sono vari tools che ci permettono di monitorare lo stato di avanzamento dei lavori tra un meeting e l’altro. Personalmente ho usato più volte Trello e lo trovo abbastanza semplice ed intuitivo. Resta il fatto che, indipendentemente dal tool che sceglierete di utilizzare, è importante avere un “luogo visibile” dove tutti possano verificare a che punto si è arrivati. Torneremo ancora sull’importanza di questo aspetto.

Infine un suggerimento “agile”. Laddove ci troviamo di fronte a meeting con cadenza regolare, apriamo la riunione riadattando alle nostre esigenze tre tipiche domande del cosiddetto retrospective meeting:

• Cosa ha funzionato rispetto a quanto concordato nel corso del meeting precedente? 
• Cosa ha funzionato meno? 
• Cosa faremo quindi di diverso in termini di preparazione, team, processo, relazioni? 

Domande molto semplici, agili appunto. Lasciamo poi che tutti i partecipanti offrano le loro risposte in relazione alle prime due domande. Procediamo quindi all’individuazione tramite votazione di quel/quei due o tre temi su cui il team ritiene utile ed importante intraprendere una azione migliorativa concreta – la terza domanda – e procediamo così a tradurla in un vero e proprio piano di azione.

Come immaginerete un simile approccio può costituire già di per sé il cuore di un meeting, sia esso online che offline. Quello appena accennato vuole essere quindi solo un consiglio volto ad enfatizzare l’importanza del garantire un senso di continuità e di monitoraggio continuo tra un meeting e l’altro, elementi questi che purtroppo vengono spesso ignorati nelle riunioni a cadenza regolare.

Al prossimo appuntamento.