COME COSTRUIRE SLIDE EFFICACI

Partiamo da una constatazione: non esiste un criterio univoco per creare slide accattivanti. Piuttosto esistono diverse tecniche e strategie che col tempo io stessa ho cercato di testare ed applicare. Non è un caso se rivedendo alcuni progetti anni fa, il layout delle slide sia cambiato molto, nel bene e nel male…

Navigando su internet troverete, quindi, stili e approcci differenti al tema in oggetto. Certo è che, come vedremo, alcune regole dovrebbero essere seguite sempre al di là del gusto personale.

Partiamo allora dalla classica domanda: quante devono essere le slide?

Dipende: il numero non è in funzione dell’argomento né dell’ambito professionale di riferimento anche se spesso, purtroppo, molti partecipanti ai miei corsi di “Public Speaking” ne sono convinti. Più che altro pensano che quando ci sono dei dati da presentare, allora le slide non potranno che essere numerose e cariche di informazione. Sbagliato: perché i “numeri da esporre”, come vedremo, vanno sempre selezionati e “vestiti”.

Ma torniamo al numero delle slide. C’è chi, pensando al cosiddetto metodo Kawasaky, suggerisce di utilizzarne al massimo dieci per venti minuti di tempo e chi, come nel metodo Pecha Kucha – oggi diventato anche oggetto di divertenti competizioni – concede fino a venti slide riducendo però il tempo massimo a sei minuti. Insomma ce ne è per tutti i gusti, anche per chi (oggi a mio parere sempre più di “moda”) presenta poche parole o addirittura solo una per slide – metodo Takashi.

Superato il discorso quantità entriamo, quindi, nel merito della “qualità” del nostro materiale di presentazione.

Le slide devono essere semplici, lineari, chiare, essenziali. S.Jobs direbbe quasi minimaliste, io dire “twitter-like”: progettatele pensando di riempirle con massimo 140 caratteri (mica facile…). Pensate che anni fa un software ha analizzato la densità lessicale della presentazione ‘Macworld 2007’ proprio di S. Jobs confrontandola con quella di B. Gates ‘CES 2007’. Ed indovinate un po’ cosa ha scoperto? Non solo le frasi di Jobs erano più semplici e meno astratte ma erano anche composte da un minor numero di parole.

Che anche per la costruzione delle slide valga, quindi, il principio della sintesi – così come per l’impianto generale di qualsiasi tipo di presentazione – è indubbio. Spesso, invece, le persone fanno fatica a ridurre il numero delle slide tanto quanto a ripulirle da un eccesso di informazione. Ciò solitamente è dovuto al fatto che perdono di vista la funzione stessa delle slide vale a dire quella di di supporto e non di sostituzione rispetto a quanto abbiamo intenzione di dire a voce. Va da sè che quando mi cimento con un argomento completamente nuovo, anche a me capita di realizzare un numero più elevato del solito di slide e di inserire più testo. Ciononostante mi rendo conto che quell’eccesso di informazione “fa rumore”, appesantisce il cervello ed è dettata soprattutto da una mancata dimestichezza con l’argomento presentato essendo la prima volta che lo proprongo.

Come anticipavo prima, ricordatevi, che se dovete presentare dei dati, ad esempio i nuovi obiettivi aziendali piuttosto che i risultati raggiunti, potete anzi direi dovete evitare di inserire tutti i numeri sulle slide. Piuttosto concentratevi su quali sono i dati per voi più importanti da mostrare e “perchè”. Magari vi interessa enfatizzare solo un delta! E’ chiaro che la selezione dei dati deve essere fatta in base al vostro “perchè” (vd post sul tema). Una volta fatta questa selezione, disponete gli altri numeri su tabelle e/o grafici e poi stampateli per distribuirli in sala oppure inviateli per email prima e/o dopo la vostra presentazione. 

C’è un’altra cosa che chi è chiamato a presentare dei risultati, degli obiettivi dovrebbe fare: vestire i suoi numeri. Che significa? Significa che i numeri ci coinvolgono poco a meno che non sono messi in relazione con qualcosa a noi noto. Quando Jobs lanciò l’Ipod, ad esempio, non parlò di quanti GB di musica poteva contenere ma disse soltanto “1.000 canzoni”! Ecco, vestire i numeri significa appunto questo: tradurli in qualcosa di “umanamente quotidiano”, e se siete in grado sfruttate il potere delle metafore e delle similitudini per farlo.

Proseguiamo con un’altra domanda classica: quale font devo utilizzare?

Anche qui, ognuno farà innanzitutto una scelta personale compatibilmente però con alcune indicazioni di massima. Ci sono diversi siti in cui trovate nuovi font gratuiti come ad esempio dafont.com.

Li potete scaricare ed aggiungere tranquillamente al power point. Mi raccomando però, al di là dei gusti personali, per favore evitate il times new roman ed il comic sans…magari prediligete font stile Maven pro, Avenir book, Helvetica etc. Ed utilizzate un carattere dalle dimensioni minime pari a 18/20!

Last but not least, che dire della scelta delle immagini?

Spesso alcuni partecipanti lamentano il fatto di avere un format preimpostato in azienda. Anche a me a volte capita. Ed anche in questo caso, come direbbe un coach, abbiamo sempre la possibilità di un punto di vista diverso, di minimi margini di variazione, anche solo nella scelta appunto della tipologia e della grandezza delle immagini da inserire.

Laddove possibile suggerirei, comunque, di solleticare l’attenzione del pubblico  sfruttando principi ispirati alle tecniche di memorizzazione. Il famoso G. Golfera propone ad esempio, il cosiddetto metodo E.M.AI.CE. dove “E” sta per esagerazione, quindi scegliete immagini che esagerino il concetto che volete rappresentare con la vostra slide; “M” per movimento, quindi usate le transizioni; “AI” allude alle associazioni inusuali tra immagine e concetto che si vuole rappresentare, ed infine “CE” ossia coinvolgimento emotive che, a mio parere, deve essere al centro del processo selettivo di tutte le slide.

Fate attenzione anche al colore scelto per lo sfondo della slide, per il testo o il titolo: ci sono siti che regalano la possibilità di creare palette di colori su misura come questo.

In questo modo sarete sicuri di non creare accostamenti cromatici che più che catturare l’attenzione affaticano l’occhio o peggio “lo spaventano”. Ogni colore, come sappiamo, ha infatti un effetto diverso sulla nostra frequenza cardiaca, sulla nostra dilatazione pupillare etc. Pertanto se non avete vincoli particolari, scegliete I colori con cura magari dando prima uno sguardo anche a questa famosa infografica.

Finora vi ho parlato delle slide su Power Point ma come probabilmente alcuni di voi già sanno esistono vari strumenti di supporto. Tra questi, oltre appunto alle infografiche, vi ricordo e vi invito a sperimentare anche prezi. Personalmente lo trovo molto utile ed accattivante soprattutto per certi tipi di presentazione.

Se avete altre tecniche o strumenti di presentazione da suggerire, condividiamoli!