STORYTELLING & TECNICHE DI PRESENTAZIONE

Che una buona presentazione aziendale abbia molto in comune con una ottima sceneggiatura non c’è alcun dubbio. E ne abbiamo descritto più volte il “perché”: il nostro cervello è fatto di “ragione e sentimento”, sia che ci troviamo seduti in una sala cinematografica che in una sala riunione. Come dice A.Damasio, non esiste un pensiero puro, libero da emozione. Perciò pretendere di poter parlare solo di numeri o di fare delle presentazioni puramente razionali, analitiche, significa ignorare il modo naturale in cui la nostra mente processa qualsiasi tipo di informazione, al cinema come in azienda.

Quale spunto trarre allora dal miglior cinema? 

Partiamo dalla base: come sappiamo un film, un libro, così come la tua presentazione, deve riflettere una struttura in tre parti. La prima – vale a dire il primo atto – serve ad introdurre il cuore della storia, l’argomento, la tesi, la proposta centrale del tuo speech. Segue la seconda parte in cui, nel film, accadono una serie di eventi attraverso i quali si sviluppa il personaggio della storia e la storia stessa. Infine, il terzo ed ultimo atto, ovvero il tempo della risoluzione, aggettivo scelto non a caso perché nella parte finale del film, così come della tua presentazione, ci deve essere una “risoluzione”: lo sciogliere un dubbio, il mostrare la soluzione finale, il sanare un conflitto.  

Ma facciamo un passo avanti. Come ci ha insegnato J.Campbell prima e C.Vogler poi, una “storia” segue anche la struttura del cosiddetto “viaggio dell’eroe” – sovrapponibile ai tre atti. Moltissimo è stato scritto e molto ancora si potrebbe scrivere: quello che, nel mio piccolo, vorrei proporvi, è una estrema semplificazione del “viaggio” ai fini didattici (ai puristi del cinema potrà sembrare una errata forzatura) così da poterlo utiizzare per le presentazioni aziendali.

Partiamo innanzitutto distinguendo due mondi: quello ordinario e quello straordinario. Pensate a Star Wars, a quando Luke è ancora nel deserto a casa degli zii (mondo ordinario) e a quando poi si avventura nel mondo-universo (straordinario) dopo averne scoperto la morte.

“Vorresti dirmi che quando presento il mio quarterly report in azienda, il mio obiettivo deve essere quello di far fare un ‘viaggio nell’universo’ al mio capo ed ai miei collaboratori?!”

Bhe, messa così, la risposta ovviamente è no. Quello che vorrei invitarti a fare è di pensare che se vuoi rendere più efficace la tua prossima presentazione e coinvolgere, suscitare sensazioni positive in chi ti ascolta, devi pensare alla prima parte del tuo speech come ad un invito rivolto al tuo pubblico ad uscire dalla sua comfort zone, dal suo mondo-modo “ordinario”, ad esempio, di sentire e vivere i tuoi numeri, i tuoi dati, la tua idea, le tue strategie.

Torniamo per un attimo alle altre tappe del viaggio dell’eroe.

Dal suo mondo ordinario, l’eroe riceve una chiamata all’azione che all’inizio tende a rifiutare fino a quando non incontra un mentore (il nostro amato Obi-Wan Kenobi) grazie al quale supera la prima soglia ed inizia il viaggio-avventura. Da qui si susseguono una serie di eventi che portano l’eroe ad avvicinarsi alla “caverna profonda”, il luogo più pericoloso, dove affrontare la prova centrale – ad esempio lo scontro con Dart Vader nella morte nera in “Il Ritorno dello Jedi”. Una volta superata la soglia arriva il momento della ricompensa (un oggetto, un’esperienza, una nuova conoscenza) che accompagnerà il nostro eroe lungo la via del ritorno verso il mondo ordinario.

Ok, cosa te ne fai di queste tappe per la tua prossima presentazione?

Abbiamo già detto che la prima cosa è immaginare di voler far fare lo stesso viaggio a chi ti ascolta. Ricordati, che tu sei il mentore, non l’eroe. Il tuo ruolo è quello di sostenere il passaggio dal mondo ordinario (quello prima che il pubblico ascoltasse la tua presentazione) a quello straordinario, andata e ritorno.  Nel mondo straordinario ci sono i dati nuovi, gli obiettivi di business raggiunti, c’è la tua nuova idea di come affrontare il mercato, di come ristrutturare un processo aziendale, di come favorire lo scambio di informazioni tra dipartimenti diversi. Nel mondo ordinario ci sono numeri, procedure, e modi di pensare e sentire passati, capaci però di legarti a chi ti ascolta.

Ma veniamo al “rifiuto della chiamata”. Come nelle migliori storie, i tuoi colleghi o il tuo capo tenderanno, ad opporre resistenza pensando: “hmm…le solite cose”, “hmm…ma perché cambiare”, “hmm..questo qui è fuori di testa”. Perché per quanto amiamo il cambiamento, se è vero che la novità cattura la nostra attenzione, allo stesso tempo ci allerta, ci mette in guardia, e mostrare una certa reticenza a lasciare i confini della nostra zona di comfort, è una reazione comune a tutti. Ma sarà proprio a quel punto, che in qualità di “mentore” dovrai riuscire a mostrare (parte centrale della presentazione) in che modo i tuoi dati, la tua idea, i tuoi tools potranno davvero essere utili a chiunque!

In questa fase puoi oscillare tra l’invito ad aver fiducia in ciò che stai presentando al riconoscere una naturale inclinazione allo scetticismo. Mostrerai così conflitti, squilibri, rendendo la tua presentazione più dinamica e credibile. Lentamente tornerai poi nel mondo “reale” dove mostrerai chiaramente e concretamente come i concetti chiave del tuo speech – idee, tecniche, dati estrapolati dal tuo esempio personale – possono essere applicati anche in altre situazioni professionali, soprattutto quelle in cui sai essere coinvolto il tuo pubblico.

Riassumendo quindi:

• Primo: chiediti quale elemento della tua presentazione può rappresentare una chiamata all’avventura per chi ti ascolta, quale elemento di novità può spingerlo ad intraprendere un viaggio in cui lasciare in sospeso per un po’, le conoscenze, le strategie, le modalità di lavoro classiche ed ormai ampiamente consolidate in azienda.

Non riesci a trovarla? Se prima di iniziare a lavorare sulla struttura del tuo speech ti sei dedicato a metterne a fuoco il “perché” (vedi qui un post sul tema), allora trovarne la “straordinarietà” ti risulterà assai più facile.

• Secondo: introduci dei contenuti che facciano riferimento in apertura allo stato dell’arte, a qualsiasi cosa che permetta ai tuoi colleghi, ai tuoi capi, di riconoscersi in termini di modi di pensare e sentire attuali, in azienda, rispetto a quel dato argomento.
• Terzo: mostra in che modo ciò che stai presentando permetterà anche a chi ti ascolta di lavorare meglio, di raggiungere i suoi obiettivi, di essere più soddisfatto del suo lavoro, di evitare o di risolvere alcuni problemi tecnici o relazionali. Chiediti, chi hai di fronte ed in che modo la tua presentazione può essergli utile, come il tuo pubblico-eroe potrà sfruttare la “ricompensa” che gli hai offerto con la tua presentazione, nella vita lavorativa di tutti i giorni. E non limitarti a considerare l’utilità solo in termini numerici perché l’azienda è fatta innanzitutto di persone e le persone sono fatte soprattutto di relazioni.

Allora, quale “mondo straordinario” descriverai nella tua prossima presentazione? Scrivilo qui per migliorarlo insieme.