In che modo il mindset Agile può aiutarci a rendere più efficace il nostro Time Management?
Di questo abbiamo discusso con i partecipanti al “Leadership Program” organizzato da IPE Business School per Laminazione Sottile. Di seguito alcuni degli aspetti più importanti su cui ci siamo concentrati.
Premessa: tutti conosciamo l’acronimo VUCA, con il Covid è diventata quasi una buzz word. Ciononostante, quando vogliamo rappresentare la realtà che viviamo tutti i giorni, questa è sicuramente una delle parole più adatte per farlo. Volatilità, incertezza sono, infatti, tutte caratteristiche della complessità in cui viviamo intesa come sistema in cui le variabili in gioco sono molteplici, non tutte note, e le cui interazioni sono solo parzialmente prevedibili. Nella complessità non possiamo, quindi, «prevedere» cosa accadrà tantomeno avere certezza di quanto tempo impiegheremo per svolgere una certa attività in ufficio.
Ecco allora che il concetto di “stima”, tanto caro al mindset Agile, ci può essere di aiuto sia per essere più efficaci ed efficienti che per ridurre lo stress.
Per prima cosa, perché perdere tempo, nel senso letterale del termine, a pianificare in dettaglio la nostra agenda settimanale distribuendo le varie attività negli slot disponibili su Teams? Piuttosto cominciamo stimando il livello di complessità delle diverse attività.
Come farlo? Consideriamo, ad esempio, quante riunioni dovremo fare per portare a termine quell’attività, quanti stake holder sono coinvolti, quante informazioni abbiamo già a disposizione e quante, invece, dovremo recuperare, da quali altre attività dipende il nostro compito e su quali altri processi impatta. Come avrete già intuito, stimare la complessità di una attività non si esaurisce nel concetto delle cosiddette ore-uomo. Inoltre, se vogliamo stimare in base all’approccio agile, dobbiamo basarci sull’esperienza passata e non sui nostri «desiderata». Sarebbe inutile. Pensateci, anche quando usiamo google maps per calcolare il tempo di un percorso, l’App ci restituisce una stima!
In secondo luogo, quanto meno complesse sono le attività che andremo a pianificare, tanto più accurate saranno le nostre stime. Inoltre, per definizione, avranno una durata inferiore pertanto, in caso di errori o cambiamenti in corsa nei requisiti, saremo in grado di correggere il tiro senza eccessivi sprechi di risorse.
Terzo. Ottimizzare la gestione del tempo lavorando con attività meno complesse, significa che prima di pianificare la nostra agenda sarà importante “spacchettare” i vari compiti. Che significa? Che se pensiamo di completare una attività in due o tre giorni, è meglio allora scomporla – spacchettarla – in task meno complessi (almeno nei tempi e modalità che l’esperienza ci ha dimostrato validi fino a quel momento).
Quarta riflessione sul nostro “Agile Time Management”. Spesso siamo travolti dal quotidiano, dal fare, dall’execution finendo per dimenticare il quadro d’insieme, il perché stiamo svolgendo quel compito, l’obiettivo, il “valore”. Quando scegliamo di utilizzare un approccio agile alla gestione del tempo, è importante, invece, ricordarci sempre perché stiamo svolgendo quel dato task, quale è l’outcome, l’impatto che vogliamo avere e su chi. In questo modo, quando il tempo sembrerà scorrere veloce (cioè la maggior parte delle volte…), anziché chiederci “Come faccio a finire questa attività in tempo?!”, domandiamoci piuttosto “Alla luce dell’obiettivo che voglio raggiungere, in che modo posso rimodulare l’attività che sto svolgendo così da riuscire a chiuderla nel tempo a disposizione?”. È un vero e proprio cambio di paradigma che richiede grande flessibilità e apertura al cambiamento. D’altra parte, sappiamo bene che una impostazione più rigida, aprioristicamente definita, della nostra agenda, non ci porta ad altro che a stress e soprattutto mancato rispetto dei tempi. Ricordiamocelo sempre: il tempo è un contenitore e quello che conta è ciò con cui scegliamo di riempirlo…
Un’ultima riflessione. L’agile parla di “Iterazioni brevi”. In pratica i team agili di solito si concentrano su sprint goal di 2-3 settimane, pur mantenendo ovviamente una visione più ampia. In che modo questo concetto ci può essere utile nella creazione della nostra agenda? Innanzitutto, assumendo maggior consapevolezza del fatto che più riteniamo che una attività impegni un arco di tempo ampio (ad esempio, due mesi) e minore sarà l’accuratezza della nostra stima: quante cose possono succedere in o settimane? Il concetto di iterazioni brevi ci suggerisce, quindi, di evitare di pianificare in dettaglio la nostra agenda del mese non avendo certezza nemmeno di cosa accadrà nelle prossime ventiquattro ore. Piuttosto facciamo una pianificazione di massima per la settimana e dettagliamo solo il giorno successivo. Prendiamoci poi delle pause strategiche (oltre a delle vere e proprie pause) nel corso della giornata in cui riflettere sull’andamento del nostro piano e riadattarlo agil-mente al tempo a disposizione.
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